Umlagefähige Betriebskosten: Hausmeister, Reinigung und Gartenpflege richtig abrechnen

Die Kosten für Hauswart, Gebäudereinigung und Gartenpflege gehören nach der Betriebskostenverordnung zu den umlagefähigen Betriebskosten. Voraussetzung ist, dass der Mietvertrag die Umlage vorsieht. Nicht umlagefähig sind Anteile für Reparaturen, Instandhaltung und Verwaltungsaufgaben. Deshalb sollte die Rechnung des Dienstleisters beides sauber trennen.

Das Wichtigste in Kürze

• § 2 der Betriebskostenverordnung nennt Gebäudereinigung (Nr. 9), Gartenpflege (Nr. 10) und Hauswart (Nr. 14) als umlagefähige Kosten.
• Reparaturen, Instandhaltung und Verwaltungstätigkeiten des Hausmeisters sind nicht umlagefähig.
• Leistungen dürfen nicht doppelt abgerechnet werden, etwa als Hauswart und als Gartenpflege.
• Es gilt das Gebot der Wirtschaftlichkeit. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen.

Was sagt die Betriebskostenverordnung?

Die Betriebskostenverordnung listet in § 2 abschließend auf, welche Kosten als Betriebskosten gelten. Für die Objektbetreuung sind vor allem drei Positionen wichtig:

Gebäudereinigung (Nr. 9)

Umlagefähig sind die Kosten für die Reinigung der gemeinsam genutzten Gebäudeteile, also Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen und der Fahrkorb des Aufzugs. Dazu gehört auch die Reinigung der Fenster in diesen Bereichen, etwa im Treppenhaus.

Gartenpflege (Nr. 10)

Umlagefähig ist die Pflege gärtnerisch angelegter Flächen einschließlich der Erneuerung von Pflanzen und Gehölzen, die Pflege von Spielplätzen sowie von Plätzen, Zugängen und Zufahrten, die nicht dem öffentlichen Verkehr dienen. Die Neuanlage oder Umgestaltung eines Gartens zählt nicht dazu.

Hauswart (Nr. 14)

Umlagefähig sind Vergütung und Sozialbeiträge für den Hauswart, soweit seine Arbeit nicht Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft. Erledigt der Hauswart auch Reinigung oder Gartenpflege, dürfen diese Kosten nicht zusätzlich unter Nr. 9 oder Nr. 10 abgerechnet werden.

Was ist nicht umlagefähig?

• Reparaturen, auch kleine wie das Tauschen eines defekten Schlosses
• Instandhaltung und Instandsetzung von Gebäude und Technik
• Verwaltungsaufgaben wie Wohnungsübergaben, Abrechnungen oder Mieterkorrespondenz
• Einmalige Sonderreinigungen nach Bauarbeiten, die der Eigentümer veranlasst hat
• Neuanlage und Umgestaltung von Grünflächen

Warum die Rechnung des Dienstleisters entscheidend ist

Ein Hausmeister macht im Alltag beides: umlagefähige Kontrollgänge und nicht umlagefähige Reparaturen. Wer eine Pauschale ohne Aufschlüsselung bezahlt, muss den nicht umlagefähigen Anteil schätzen und angreifbar herausrechnen. Besser ist eine Rechnung, die laufende Leistungen und Reparaturen getrennt ausweist. Fragen Sie Ihren Dienstleister direkt danach.

Wirtschaftlichkeit und Fristen

Nach § 556 Abs. 3 BGB muss der Vermieter bei den Betriebskosten den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachten. Das heißt nicht, dass immer der billigste Anbieter gewählt werden muss, aber Kosten müssen in einem angemessenen Verhältnis zur Leistung stehen. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden.

Und bei einer WEG?

In der Wohnungseigentümergemeinschaft werden die Kosten zunächst über das Hausgeld nach dem vereinbarten Schlüssel auf die Eigentümer verteilt. Vermietende Eigentümer legen die umlagefähigen Anteile dann in ihrer eigenen Betriebskostenabrechnung auf ihre Mieter um. Eine saubere Aufschlüsselung der Dienstleisterrechnung hilft also auch hier.

Häufige Fragen

Ist die Fensterreinigung umlagefähig?

Die Reinigung der Fenster in Gemeinschaftsflächen wie dem Treppenhaus ist als Gebäudereinigung umlagefähig. Die Fenster der Wohnungen reinigt in der Regel der Mieter selbst.

Darf eine Grundreinigung nach Übernahme umgelegt werden?

Laufende, wiederkehrende Reinigung ja. Eine einmalige Grundreinigung, um einen vernachlässigten Zustand zu beheben, ist eher als Instandsetzung zu sehen und im Zweifel nicht umlagefähig.

Ist dieser Beitrag eine Rechtsberatung?

Nein. Er gibt einen Überblick nach bestem Wissen. Für die Prüfung einzelner Verträge oder Abrechnungen wenden Sie sich bitte an eine Rechtsanwältin, einen Rechtsanwalt oder Ihren Verband.

Fazit

Hausmeister, Reinigung und Gartenpflege sind umlagefähig, Reparaturen und Verwaltung nicht. Entscheidend ist eine Rechnung, die beides trennt. Wie wir unsere Leistungen für Ihre Abrechnung aufstellen, klären wir gern im kurzen Gespräch. Mehr zu unseren Leistungen.